Seminarteilnehmende sitzen auf bunten Sitzsäcken, eine Teilnehmerin meldet sich mit einer Frage

Elektronischer Rechnungs­eingang: Häufig gestellte Fragen

Sie haben Fragen zum Rechnungsversand per E-Mail, zur Änderung der Rechnungsadresse, zur Kundenliste oder zu anderen Themen? Hier haben wir häufig gestellte Fragen für Sie zusammengefasst.

Ich sende meine Rechnungen bereits per E-Mail oder PDF an die E-Mail-Adresse [email protected]. Muss ich dennoch meinen Rechnungsversand überarbeiten?

Wir bauen den Eingangskanal um. Dafür werden neue, gesellschaftsspezifische E-Mail-Adressen verwendet. Auch die Verfahren und Abläufe im Hintergrund ändern sich.

Deshalb möchten wir Sie gerne im Rahmen eines Onboarding-Prozesses umziehen. Bitte lassen Sie uns über [email protected] Ihre Anmeldung zukommen, sodass wir Ihnen im Nachgang einen schnellstmöglichen Starttermin zuweisen können.

Ich nutze bereits das D365-Portal, um meine Rechnungen digital einzureichen. Muss ich dennoch meinen Rechnungsversand überarbeiten?

Setzen Sie sich bitte in diesem Fall mit uns über die E-Mail-Adresse [email protected] in Verbindung. Wir prüfen die genauen Umstände und werden Ihnen mögliche Anpassungen am Bestandsprozess mitteilen.

Muss ich das Anmeldeformular ausfüllen oder kann ich meine Absende-E-Mail-Adresse und Response-E-Mail-Adresse auch per E-Mail kommunizieren?

Ihre ausgefüllte Anmeldung wird bei uns elektronisch eingelesen und verarbeitet. Daher benötigen wir von Ihnen das vollständig ausgefüllte Anmeldeformular. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Rechnungen künftig nur von den benannten Absende-E-Mail-Adressen aus der Anmeldung verschicken können. Bitte vergessen Sie nicht die Response-E-Mail-Adresse mitzuteilen, damit wir gegebenenfalls fehlerhafte Rechnungen an Sie zurücksenden können. Auch möchten wir die zukünftige Kommunikation über diesen Kanal führen.

Kann ich nach Einreichung der Anmeldung sofort mit dem Rechnungsversand per E-Mail starten?

Wir benötigen drei bis vier Werkstage Bearbeitungszeit, um Ihre Anmeldung einzulesen und zu verarbeiten. Sie erhalten von uns eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihrem persönlichen Starttermin.

Beachten Sie bitte, dass Ihre Rechnungen, die vor dem genannten Starttermin versendet werden, durch unser System automatisch abgelehnt und nicht verbucht werden.

Ich finde die mir bekannte postalische Rechnungsanschrift nicht in der Kundenliste. Wohin soll ich meine Rechnung nun senden?

Wir haben in unserer Kundenliste die juristischen Hauptsitze aufgeführt. Ihre Rechnungen müssen aber nicht auf diese korrigiert oder angepasst werden. Sie schicken die Rechnung mit der Ihnen bekannten Rechnungsadresse an die entsprechende E-Mail-Adresse Ihres Kunden.

Zur Orientierung richten Sie sich am besten nach den Firmierungen (z. B. REWE Markt GmbH, REWE Group Fruchtlogistik GmbH, REWE Digital GmbH, toom Baumarkt GmbH, PENNY Markt GmbH etc.).

Können Rechnungen und Anhänge in einer PDF-Datei versendet werden?

Nein, unser System verbucht nur Rechnungen und Anhänge, die in getrennten PDF-Dateien in einer E-Mail eingereicht werden; das bedeutet eine Rechnung (= ein PDF) plus – sofern vorhanden – einen Anhang (= ein PDF), sodass Ihre E-Mail aus maximal zwei PDF-Dateien besteht.

Kann ich meine Rechnungen auch an das Onboarding-Postfach [email protected] senden?

Nein, dies wäre der falsche Weg. Unser Onboarding-Postfach ist immer für Sie da, wenn Sie Fragen haben oder uns Anmeldung oder Änderung übermitteln möchten.
Für den Versand Ihrer Rechnungen nutzen Sie bitte ausschließlich die E-Mail-Adresse Ihres Kunden. Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Rechnungen aus dem Onboarding-Postfach aus organisatorischen und technischen Gründen nicht für Sie an die E-Mail-Adresse des Kunden weiterleiten können!

Ich benötige die Kundennummern der REWE-Regionen, um eine korrekte Zuordnung vornehmen zu können. An wen kann ich mich wenden?

Bitte schicken Sie eine E-Mail an das Onboarding-Postfach [email protected], damit wir Ihre Anfrage weiterverarbeiten können. Wir fragen die Kundennummern intern an und geben Ihnen schnellstmöglich eine Rückinformation, damit wir weiterverfahren und den Rechnungsversand per E-Mail vereinbaren können.

Kann ich meine Rechnungen auch im Format ZUGFeRD verschicken?

Gerne. Unser System ist in der Lage, ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.