E-Rechnungen bei der REWE Group

Im Rahmen unserer gemeinsamen Zusammenarbeit möchten wir Sie über die Einführung der E-Rechnung bei der REWE Group informieren.

Der Empfang elektronischer Rechnungen für nach 31.12.2024 ausgeführte inländische B2B-Umsätze ist ab 01.01.2025 verpflichtend.

Bis zur finalen Umstellung auf die E-Rechnung ist die Einreichung von Rechnungen als PDF-Datei und in Papierform über die bestehenden Eingangskanäle für bestimmte Übergangszeiträume und ohne zusätzliche Bestätigung unsererseits weiterhin möglich und gesetzlich zulässig.

Rechnungen im EDIFACT-Format sind auch über die Übergangszeiträume hinaus und ohne explizite Zustimmung weiterhin nutzbar.

Vor dem Hintergrund der noch andauernden Überarbeitung der Kernrechnung im Jahr 2025, empfehlen wir Ihnen, im Übergangszeitraum erst nach Abstimmung mit uns im weiteren Jahresverlauf 2025 auf die E-Rechnung umzustellen.

Ein geregelter Übergang zur E-Rechnung bedarf einer Absprache, um Besonderheiten im Austausch mit der REWE Group korrekt abbilden zu können. Insbesondere sind das elektronische Rechnungsformat sowie der Übermittlungsweg zu vereinbaren.

Hierzu finden Sie nachfolgend weitere Informationen und die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme.

Mit der Umstellung auf diese Formate gelingt die Erfüllung der E-Rechnungspflicht

ZUGFeRD (PDF+XML)

ZUGFeRD ist ein Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und zudem eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Es ist ein Standardformat zum Austausch elektronischer Rechnungen, bei dem in einem PDF-Dokument strukturierte Daten im XML-Format integriert ist. Ab der Version ZUGFeRD 2.X entspricht das Format der Vorgabe zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025!

Unterstützte Formate: ZUGFeRD 2.3, Profil Extended (inkl. Felder für REWE spezifische Prozesse), ZUGFeRD 2.3, Profil EN16931

Unterstützte Kanäle: E-Mail, weitere Kanäle folgen 2025

Link zur offiziellen Homepage

XRechnung CII (XML)

Die XRechnung beschreibt den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU für öffentliche Auftraggeber. Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Die Xrechnung erfüllt ebenfalls die Vorgaben der E-Rechnungspflicht (EN 16931) ab dem 01.01.2025 und kann daher auch für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen verwendet werden.

Unterstützte Formate: XRechnung CII Version 3.0

Unterstützte Kanäle: E-Mail, weitere Kanäle folgen 2025

Link zur offiziellen Homepage

Kontakt

Um sich für den E-Rechnungsprozess freischalten zu lassen, kontaktieren Sie uns über folgende E-Mail-Adresse um weitere Informationen (inkl. Starter Kit) zu erhalten:

[email protected]

Wenn möglich, teilen Sie uns dabei bitte Ihre Kreditorennummer bei uns mit. Bitte senden Sie keine produktiven E-Rechnungen an dieses Postfach.

Mit Einführung der E-Rechnung in Deutschland (B2B), ist ab dem 01.01.2025 der Empfang gemäß EN 16931 verpflichtend (Empfangsbereitschaft).

Für andere Rechnungseingangsformate (wie u.a. Papier- und PDF-Rechnungen) hat der Gesetzgeber noch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen, die z.T. von der UN-Größe abhängen.

Rechnungen im EDIFACT-Format sind auch über die Übergangszeiträume hinaus und ohne explizite Zustimmung weiterhin nutzbar.

Die Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen beginnt am 01.01.2027.

Kleinbetragsrechnungen unter 250€ sind weiterhin unstrukturiert (Papier oder PDF) erlaubt.

Bis zur finalen Umstellung auf die E-Rechnung ist die Einreichung von Rechnungen als PDF-Datei und in Papierform über die bestehenden Eingangskanäle für bestimmte Übergangszeiträume und ohne zusätzliche Bestätigung unsererseits weiterhin möglich und gesetzlich zulässig.

Vor dem Hintergrund der noch andauernden Überarbeitung der Kernrechnung im Jahr 2025, empfehlen wir Ihnen, im Übergangszeitraum erst nach Abstimmung mit uns im weiteren Jahresverlauf 2025 auf die E-Rechnung umzustellen.

Um Besonderheiten beim Rechnungsversand an die REWE Group zu berücksichtigen und um das genaue elektronische Rechnungsformat sowie den Übermittlungsweg zu vereinbaren, ist ein Onboarding-Prozess notwendig.

Es ist eine Europäische Norm, die in der EU zur Standardisierung von elektronischen Rechnungen entwickelt wurde.

Die Norm beschreibt, welche Pflicht-Felder erforderlich und welche optionalen Felder erlaubt sind.

Rechnungen nach dieser Norm dürfen in 2 technischen Schreibweisen in Dateiform erstellt werden.

Technisch sind das XML-Dateien, die eine genau vorgegebene Syntax einhalten müssen.

Ja, EDIFACT ist weiterhin für innerdeutsche Rechnungen erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt und die vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht.

Diese Erlaubnis gilt zeitlich unbefristet. Die REWE Group setzt weiterhin auf EDIFACT. Dies ist ohne zusätzlich Bestätigung unsererseits weiterhin möglich und gesetzlich zulässig.

Entnehmen Sie die möglichen Formate und Kanäle dem Punkt Mit der Umstellung auf diese Formate gelingt die Erfüllung der E-Rechnungspflicht. Bitte setzen Sie sich zum Start des Onboarding-Prozess mit uns in Verbindung.

Diese Information erhalten sie im Rahmen des Freischaltungsprozess zur E-Rechnung. Setzen Sie sich gerne dazu mit uns über die Kontaktadresse [email protected] in Verbindung.

Im Rahmen des Onboarding-Prozess werden wir neben der Abstimmung des E-Rechnungsformats und des Eingangskanals auch einen Test durchführen.

Bis zur finalen Umstellung auf die E-Rechnung ist die Einreichung von Rechnungen als PDF-Datei und in Papierform über die bestehenden Eingangskanäle für bestimmte Übergangszeiträume und ohne zusätzliche Bestätigung unsererseits weiterhin möglich und gesetzlich zulässig. Bevor Sie die Umstellung auf die E-Rechnung vornehmen, setzen Sie sich bitte mit uns für den Onboarding-Prozess in Verbindung.

Im Rahmen des Onboardings werden Sie auch ein Starterkit mit allen notwendigen Informationen erhalten.