- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Pro-Data GmbH Die Kontaktdaten lauten:
Pro-Data GmbH
Domstraße 20
50668 Köln
Telefon: 0221 149-0
Kontakt für datenschutzrechtliche Fragen
Der Datenschutzbeauftragte der Pro-Data GmbH ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:
datenschutz süd GmbH
Datenschutzbeauftragter
Hohenzollernring 54
50672 Köln
- Kategorien und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
1.1 Kontaktaufnahme im Rahmen einer Geschäftsbeziehung
Zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung einer Geschäftsbeziehung werden wir insbesondere Ihre Kontaktdaten (z. B. Firmierung, Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unterschrift und ggf. die Daten der Kontaktpersonen) sowie Kommunikationsdaten (z.B. Audio-/Videoübertragungen, Aufzeichnungen, E-Mails) verarbeiten.
Wir verwenden Ihre o.g. Kontaktdaten insbesondere zu folgenden Zwecken
- Kommunikation im Rahmen der Geschäftsbeziehung,
- Unterzeichnung von Leistungsnachweisen und Quittungen,
- Erstellung von Verträgen und Vollmachten,
- Buchung von Besprechungsräumen incl. Bewirtung,
- Besucherregistrierung am Empfang,
- Geschäftspartnerprüfung
- aus steuerlichen Gründen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist somit Art. 6 Abs. 1 lit. a) und lit. b) der EU-Datenschutzgrundverordnung (Ihre Einwilligung bzw. vorvertragliche Maßnahmen, Vertrags-durchführung), (wenn wir die Daten unmittelbar von Ihnen erhalten oder wir mit Ihnen direkt ein Schuldverhältnis eingehen).
Sollten wir auf Grund gesetzlicher Pflichten eine Geschäftspartnerprüfung durchführen oder aus steuerrechtlichen Gründen Daten verarbeiten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs.1 lit c) der EU-Datenschutzgrundverordnung.
Sollten Sie nicht selbst bestehender oder potenzieller Geschäftspartner sein, haben wir Ihre Kontaktdaten in der Regel von unserem Geschäftspartner erhalten, der Sie als Ansprechpartner benannt hat. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) der EU-Datenschutzgrundverordnung (Interessensabwägung, basierend auf unserem berechtigten Interesse, mit bestehenden oder potenziellen Geschäftspartnern in Kontakt zu treten).
Wir verarbeiten Ihre Daten i.d.R. in elektronischen Systemen.
1.2 Kontaktaufnahme im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit
Wir pflegen ferner Datenbanken mit Kontaktdaten u.a. von Politik-, Medien- und Pressevertretern, um im Rahmen unsere Öffentlichkeitsarbeit mit diesen zu relevanten Fragestellungen, Veranstaltungen etc. in Kontakt treten zu können.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO), die Sie uns im persönlichen Kontakt erteilen können (bspw. Überreichung Ihrer Visitenkarte). Zu Ihrem Recht des Widerrufs der Einwilligung sehen Sie Punkt 5.
Wir erheben zudem Kontaktdaten aus öffentlichen Quellen und pflegen diese in unseren Datenbanken ein. Rechtsgrundlage für die beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) Datenschutz-Grundverordnung (Interessenabwägung, basierend auf unserem berechtigten Interesse, im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit u.a. mit Politik-, Medien- und Pressevertretern in Kontakt zu treten).
- Empfänger der personenbezogenen Daten
Ihre von uns erfassten Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
In manchen Fällen setzen wir jedoch Dienstleister für die Verarbeitung personenbezogener Daten ein, unter anderem für die Versendung von E-Mails, die Speicherung Ihrer Daten in einem sicheren Rechenzentrum sowie die Pflege und Analyse von Datenbanken.
Sämtliche Auftragsverarbeiter wurden sorgfältig ausgewählt, unterstützen Pro-Data GmbH streng weisungsgebunden und erhalten nur in dem Umfang und für den benötigten Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist bzw. in dem Umfang, in dem Sie in die Datenverarbeitung und -nutzung eingewilligt haben.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der Kommission der Europäischen Union für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (Standard-Datenschutzklauseln) ab. Dieser sieht geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.
- Speicherdauer; Löschfristen
Wir speichern die von Ihnen verarbeiteten Daten grundsätzlich nur solange eine Rechtsgrundlage besteht. Mit deren Wegfall werden Ihre Daten grundsätzlich innerhalb von 60 Tagen gelöscht. Ihre Daten werden daneben so lange gespeichert/ nicht gelöscht, wie für sie vertragliche oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
- Automatisierte Entscheidungsfindung; Profiling
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten weder für automatisierte Entscheidungsfindung noch Profiling.
- Ihre Betroffenenrechte
Soweit Pro-Data personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen als Betroffener insbesondere nachfolgende Betroffenenrechte unter den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu.
Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Berichtigung
Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt. Zudem dürfen keine Vorschriften bestehen, die uns zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichten.
Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt.
Widerspruch
Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Beschwerderecht
Sie sind berechtigt, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.
Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.
Widerruf
Ihrer Einwilligung Sie haben das Recht, eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) in die Verarbeitung Ihrer Daten, welche Sie uns gegenüber erteilt haben, jederzeit zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25.05.2018, abgegeben haben. Am einfachsten können Sie eine von Ihnen erteilte Einwilligung widerrufen, indem Sie sich per E-Mail an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten
