Diese Informationen geben Ihnen als Vertragspartner einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die mit dem Einsatz der „DocuSign“-Software anfallen. Wir informieren Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Außerdem klären wir Sie über Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht auf und teilen Ihnen mit, an wen Sie sich bei Fragen wenden können.
Für die Datenerhebung und -verarbeitung ist die Gesellschaft der REWE Group verantwortlich, mit der Sie DocuSign für Ihr Anliegen verwenden.
2. Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte der jeweiligen REWE-Gesellschaft ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:
datenschutz süd GmbH
Oskar-Jäger-Str. 50
50825 Köln
[email protected]
3. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:
Ihre E-Mail-Adresse
Ihre (qualifizierte) digitale Signatur via „DocuSign“.
Die Software „DocuSign“ wird verwendet, um die Prozesse innerhalb des Verantwortlichen formell zu vereinfachen. Sie wird dort und in der Form eingesetzt, wo die entsprechenden Schriftformerfordernisse dies ermöglichen. Ebenso kann die Nachverfolgbarkeit des Erhalts der notwendigen Rückmeldungen erleichtert werden.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Optimierung formeller Prozesse). Die Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse dient der Übersendung des Formulars sowie der Erleichterung des Prozesses zur Einholung dieser notwendigen Unterlagen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist somit Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO mit den zuvor genannten berechtigten Interessen.
5. Empfänger der personenbezogenen Daten; Datenübermittlung in Drittländer
Ihre personenbezogenen Daten werden intern von den Fachbereichen der teilnehmenden Gesellschaften verarbeitet, mit denen Sie in Kontakt stehen.
Außerdem werden diese Daten extern an die zuständigen unterstützenden Dienstleister zweckgebunden übermittelt. Zur Verarbeitung der Unterschriften setzen wir sog. Auftragsverarbeiter ein. Von uns eingesetzte Dienstleister müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten müssen. Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der EU-Kommission für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (Standard-Datenschutzklauseln) ab. Dieser sieht geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.
Bei dem Verdacht einer Straftat können wir Ihre Daten an Strafverfolgungsbehörden (bspw. Polizei, Staatsanwaltschaft) weitergeben.
6. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies zur Erfüllung der benannten Zwecke erforderlich ist und gesetzliche und/ oder vertragliche Aufbewahrungspflichten einschlägig sind.
Nach Ende der Dienstleistungsverhältnisse werden die Daten ebenso der einschlägigen Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Steuerrelevanten Daten werden beispielsweise für einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren aufbewahrt (vgl. §§ 257 HGB, 147 AO).
Die Daten, die via „DocuSign“ verarbeitet werden, werden nach 120 Tagen nach Abschluss des Dokuments automatisch systemseitig gelöscht.
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht für sog. automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling.
Soweit toom personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen als Betroffener insbesondere nachfolgende Betroffenenrechte unter den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu. Bitte wenden Sie sich dazu an die unter Punkt 2. benannten Kontaktdaten.
8.1. Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
8.2. Berichtigung
Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
8.3. Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt. Zudem dürfen keine Vorschriften bestehen, die uns zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichten.
8.4. Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt.
8.5. Widerspruch
Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
8.6. Beschwerderecht
Sie sind berechtigt, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.
8.7. Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.